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有限责任公司股东会的议事方式和表决程序

2011-08-16

有限责任公司股东会的议事方式和表决程序

1首次股东会

首次股东会是指有限责任公司第一次召开的由全体股东参加的会议。一个会议,必须有召集人和主持人,公司法规定首次股东会由出资最多的股东召集和主持。出资最多的股东,也就是通常所说的大股东,其出资最多,利益预期和承担的风险也最大,第一次股东会议由其召集和主持是必要的。出资最多是指向公司认缴的出资额最多,股东认缴出资额最多,应按期足额实际缴纳的出资最多。其主要工作是通知各个股东并掌握会议的进程和推动有关各项决议的通过。

2股东会会议共有二种,定期会议和临时会议

一是定期会议,二是临时会议。定期会议是指在一定时期内必须召开的会议。临时会议是一种不定期的会议,指在正常召开会议的时间之外由于法定情形的出现而召开的会议。定期会议应当按照公司章程的规定,按时召开。这就要求公司章程对定期股东会会议作出具体规定,比如是一年一次,一年两次等等。
  临时股东会会议是一种由于法定人员的提议而召开的会议。提议的程序有三种:第一是代表十分之一以上的表决权的股东有权提议召开;第二是三分之一以上的董事有权提议召开;第三是监事会或者不设监事会的公司的监事有权提议召开。这里的“以上”包括本数。监事会提议召开临时股东会一般应当由监事会作出决议。临时会议应在确有必要时召开。比如,公司需要就重大事项作出决策,或公司出现严重亏损,或公司的董事、监事少于法定人数,或公司董事、监事有严重违法行为需立即更换等情况,才能由法定人员提议召开股东会临时会议。法定人员提议召开临时股东会会议的,应当召开临时会议。

3股东会会议的召集和主持

由于首次股东会召开时董事会尚未产生,因此规定由出资最多的股东召集和主持。
  但董事会、监事会等机构产生后,根据《公司法》的规定,不论是股东会的定期会议或临时会议,都由董事会召集,董事长主持。
  董事会召集是指以董事会的名义通知会议召开,安排会务等。董事长主持是指由董事长掌握会议的进程、维持会议秩序。董事长不能履行职务或者不履行职务的,包括生病、出差在外或不依法履行职责不予主持等情况,应由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举的一名董事主持。
  根据《公司法》规定,有限责任公司因股东人数较少,规模较小,不设立董事会、只设立执行董事的,该类公司的股东会会议由执行董事召集和主持。
  《公司法》规定,董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的,由监事会履行。这种情形通常发生在公司的经营决策层出现问题,难以正常发挥作用时。为了使公司能够顺利运转,维护公司及公司股东和相关人的利益,法律规定了补救程序,即由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持;监事会或者监事不召集和主持的,代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持股东会会议。这实际涉及一种公司治理僵局的救济办法,采用了一种递进、替补式的安排,规定了公司各机关和符合法定条件的股东在特定情形下的股东会召集权,在程序上保证了股东会的正常召开,以防止公司重要的权力机构陷入瘫痪,避免公司僵局。
  4会议通知和会议记录

《公司法》规定,股东会会议的召开应当于十五日以前通知全体股东。有几点需要注意,一是要提前通知,提前的时间为十五日,目的是便于股东准备决定有关问题,也便于会议的顺利召开。二是通知方式,可以是口头的,也可以是书面的,或者是公告的方式。通知时,应将会议即将讨论的议题同时通知每一个股东。三是法律有明确规定的要求,但是公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外,这体现了公司自治的原则。
  《公司法》对股东会会议记录作出了规定。股东会会议记录是指股东会召开会议时,对会议主要议题和该议题的讨论过程,各股东发表的意见及最后决定所做的书面记录。公司有义务制作并留存这一记录。为此,股东会的召集人应当安排专门人员负责股东会会议记录及制作工作。出席股东会会议的股东必须在会议记录上签名。《公司法》这一规定的目的,是为了便于股东查阅会议记录,通过记录了解股东会对公司重大问题的决策。同时,该记录也是公司经营活动的重要证据,使公司经营层有据可依,有关执法机关也可以将该证据作为执法的依据。
  5股东在股东会上的表决权

《公司法》规定了四个方面的内容。一是股东作为股东会的成员,有权出席股东会会议。股东会会议是股东表达自已意志的场所。股东会决定有关事项,由股东提出自己的意见,表达自己的意志。二是股东在股东会上有表决权。股东的表决权是指股东基于投资人地位对公司的有关事项表示自己同意、不同意或放弃发表意见的权利。三是表决权的行使原则上依本条的规定,按照各出资人的投资比例确定。也就是说,股东表决权的行使不是没有限制的,股东只能根据自己所持公司资本的比例的多少来表达自己的意志。出资多的表决权就多,反之就少。通常有一个计算方法。一个出资的整数计算单位规定一个表决权。如果规定10元出资有一个表决权,张三这个股东出资1000元,就有100个表决权。李四这个股东出资100元,就只有10个表决权。股东按出资比例行使表决权体现的是资本的本质,也是世界各国通行的作法。四是为体现公司自治的原则,股东会会议由股东按照出资比例行使表决权也可以例外处理,公司章程如果规定另外的行使表决权的方式,也是合法的。这样规定体现了公司法的灵活性,给予公司章程以更大的自治权。
  6股东会的议事方式和表决程序是股东会行使权力的具体途径

由于有限责任公司人合性质,各个不同的公司往往有不同的做法,法律为保障各方面的合法权益,也有一定的法定要求。议事方式是指公司以什么方式就公司的重大问题进行讨论并作出决议。表决程序是指公司的股东会如何表决和表决时需要多少股东赞成,才能通过某一特定的决议。《公司法》在一些条文中对股东会的议事方式和表决程序有规定,如股东会应依出资比例行使表决权或依公司章程规定按照其他标准行使表决权等。《公司法》还规定,各个公司对具体问题的规定,除《公司法》有规定的以外,可以由公司股东协商在公司章程中订明。
  此外,《公司法》对下列决议规定了法定的表决通过方式。公司修改公司章程、增加或者减注册资本、公司合并、分立、解散或者变更公司形式,股东会应通过表决作出决议,并必须有代表三分之二以上表决权的股东通过。考虑到以上事项对公司及股东的意义重大,《公司法》规定以股东会特别决议的形式做出决定。这样规定能够较好地保护多数股东的利益,避免控制股东利用简单多数资本表决决定公司的重大问题。这一规定是强制性规定,不能通过公司章程或其他方式予以改变。
  7股东会根据公司章程的规定行使职权

所涉及事项既重大又较多,股东会又是以会议方履行职权。为了节省人力物力,考虑到有限责任公司的人合特点,《公司法》第三十八条二款规定,股东对该法第一款所列事项书面一致同意的,可以不召开股东会会议,直接作出决定,由全体股东在决定文件上签字、盖章。

 

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